En las relaciones B2B, las especificaciones de embalaje rara vez pertenecen enteramente al proveedor. El cliente tiene requisitos, y esos requisitos se convierten en especificaciones que el proveedor debe cumplir. Para los proveedores pequeños y medianos, esto significa que el embalaje que envían a menudo no es el embalaje que elegirían. Es el embalaje que el cliente exigió, y el trabajo del proveedor es cumplir o negociar.


La primera forma de embalaje impulsado por el cliente es la especificación escrita. Los grandes minoristas, fabricantes y distribuidores suelen tener estándares de embalaje que los proveedores deben seguir. Estos estándares cubren el tipo de material, la construcción de la caja, el etiquetado y, a veces, el material de embalaje específico que se utilizará dentro de la caja. Un proveedor que se desvía de la especificación se arriesga a envíos rechazados, contracargos o pérdida del contrato.


La segunda forma es el requisito de cumplimiento. Los clientes en industrias reguladas, o los clientes que venden en mercados regulados, imponen requisitos de embalaje que reflejan sus propias obligaciones de cumplimiento. Un cliente que vende en el espacio europeo puede exigir un embalaje que cumpla con el Reglamento Europeo de Envases y Residuos de Envases. Un cliente que vende en un mercado con restricciones plásticas puede exigir un embalaje libre de plástico. Estos requisitos se transmiten al proveedor, que tiene que cumplirlos o perder el negocio.


La tercera forma es el requisito de marca. Los clientes que se preocupan por su imagen de marca imponen requisitos de embalaje que reflejan esa imagen. Una marca premium puede exigir un embalaje que parezca premium. Una marca centrada en la sostenibilidad puede exigir un embalaje reciclable y libre de plástico. El proveedor tiene que cumplir estos requisitos incluso si cuestan más, porque el cliente está pagando por la alineación.


La cuarta forma es el requisito operativo. Los clientes que tienen sistemas de recepción automatizados, configuraciones de palés específicas o procesos de manipulación específicos imponen requisitos de embalaje que reflejan esas operaciones. Una caja que tiene el tamaño incorrecto para el transportador del cliente, o que no se apila correctamente en sus palés, crea problemas para el cliente, y el cliente devuelve esos problemas al proveedor.


La quinta forma es el requisito informal. A veces el cliente no especifica un requisito, pero el proveedor aprende por experiencia lo que el cliente espera. Un envío que llega con un embalaje que al cliente no le gusta produce comentarios, y los comentarios se convierten en un requisito informal que da forma a envíos futuros.


Estas cinco formas de embalaje impulsado por el cliente crean una situación en la que la elección de embalaje del proveedor está limitada. El proveedor puede cumplir, lo que significa aceptar la especificación del cliente, o negociar, lo que significa intentar influir en la especificación. Cumplir es más fácil pero puede no ser óptimo para las operaciones del proveedor. Negociar es más difícil pero puede producir un mejor resultado para ambas partes.


El rollo de papel kraft de panal de Aircosan es a menudo una respuesta útil en estas negociaciones porque cumple muchos de los requisitos que imponen los clientes. Está hecho de papel kraft virgen prensado en una estructura de panal 3D, y es cero plástico, 100% reciclable y biodegradable, con certificación FSC, lo que aborda los requisitos de cumplimiento y de marca. Viene en 70 g y 80 g, anchos de 300 mm, 380 mm y 500 mm, y longitudes de rollo de 20 m a 250 m, con una relación de expansión de 1:7 y una resistencia media a la tracción de 13,86 N, lo que aborda los requisitos operativos. Hay varios colores disponibles, y se admite la personalización, incluidos tamaño, color, impresión de logotipo y embalaje exterior, lo que aborda los requisitos de marca. Cada rollo lleva un número de lote grabado en el interior para trazabilidad. Junto con el dispensador eléctrico de papel de panal, se expande y corta automáticamente a hasta 25 m/min, funciona con 110 V o 220 V, maneja tanto papel de panal como papel liner, y está disponible en un modelo estándar H30 y un modelo H30 con cortador y control por pedal.


La limitación honesta es que ningún material satisface todos los requisitos del cliente, y algunos clientes tendrán especificaciones que un material particular no puede cumplir. El punto es que un material que cumple la mayoría de los requisitos comunes da al proveedor una posición más fuerte en la negociación, porque el proveedor puede proponer una solución en lugar de simplemente aceptar o rechazar la especificación del cliente.


La conclusión práctica es comprender el requisito real del cliente en lugar de la especificación declarada. Los clientes a menudo especifican un material porque siempre lo han usado, no porque sea la única opción. Un proveedor que entiende lo que el cliente intenta lograr puede proponer alternativas que cumplan mejor el requisito subyacente. La mayoría de los proveedores nunca preguntan, y por eso terminan cumpliendo especificaciones con las que ninguna de las partes está contenta.