大多数包装设备采购是在报价阶段出问题，而不是在交货阶段。买家发出一份模糊的请求，收到无法比较的报价，最终因为没有什么可比较的而只能按价格来选择。解决办法是在联系供应商之前先把规格说明写好，而这花的时间比之后的比较要少。
规格说明的第一部分是所加工的物料。不是笼统的物料，而是实际的物料。宽度，从两周内到货的纸箱测量，而不是假设尺寸。厚度，以同样方式记录。纸板是单瓦楞、双瓦楞，还是混合。它是干燥到达还是潮湿到达，干净到达还是带着大量胶带和订书钉。这四个事实决定了机器的工作宽度、厚度额定值和预处理要求，供应商没有这些信息就无法准确报价。
第二部分是产出。条状物和网状物承担不同的工作。条状物密实且均匀，会停留在被放置的位置，适合轻量货物的填充，这类货物担心的是移动而不是冲击，它们也适用于在同一纸箱内包裹和分隔物品。网状物会展开成三维结构，能吸收冲击并贴合不规则形状，适合易碎物品和非矩形的产品。如果作业要包装这两类产品，要说明是必须一台机器同时生产两种产出，还是可以接受两台专用机器。
第三部分是产量。每天的订单数，以及需要包装材料的比例。这个数字决定了台式设备、中端落地式机型还是更宽的机器更合适。给高产能作业报台式设备、给小作业报落地式机型的供应商，都是在浪费买家的时间，而这两种结果都来自一份不清楚的需求说明。
第四部分是物理安装。机器将放在哪里，以及可用空间有多大。台式设备需要足够空间让操作员进料而不挡住通道。落地式设备需要两侧都有空间，尤其是在处理更宽的纸张或产生多路产出时。一台因为只能塞进角落而放在角落的机器，通常最终会以别扭的角度进料，这会拖慢操作员并增加卡料风险。
第五部分是电力。这是最常延误安装的细节，值得在规格说明中明确写出来。台式设备使用标准的 110V 或 220V。有些落地式机型支持单相和三相。最宽的设备仅支持 380V 三相，没有三相电的场地如果不做电气改造就无法安装它们。写明设施提供什么电力，能防止供应商报出无法接电的机器。
第六部分是机器内部有什么。两台宽度和厚度额定值相同的设备，在刀轴尺寸、电机质量和制造公差上可能差异很大，而这些差异决定了机器在其使用寿命内的表现。询问刀轴材料和结构、电机品牌和过载保护，以及给定工作宽度下的整机重量，是合理的。Aircosan 的刀轴是由 40Cr 钢加工而成的大型一体式单元，而非更常见的 45# 钢，经过车床加工、高频处理、淬火和发黑处理，设计使用寿命超过五年。在同样工作宽度下，Aircosan 的刀轴比同行更大更厚，材料成本约高出 30%，而刀轴尺寸最清晰的指标是整机重量。
第七部分是售后和备件。刀片会随时间变钝，而钝刀片会产生不均匀的产出，从而影响保护质量。询问备件能多快供应、技术支持是直接提供还是通过经销商提供，以及保修涵盖什么。
按这七条线写出的规格说明，能产生可以在实质上而不仅仅是价格上进行比较的报价。它还缩短了销售沟通，因为无法满足要求的供应商会早早说明，而不是在下单之后才说。