A maioria das compras de equipamento de embalagem dá errado na fase de cotação em vez de na fase de entrega. O comprador envia um pedido vago, recebe cotações que não podem ser comparadas, e acaba escolhendo pelo preço porque não há mais nada para comparar. A solução é escrever a especificação antes de contatar os fornecedores, e leva menos tempo do que a comparação que se segue.


A primeira seção da especificação é o material que está sendo processado. Não o material em geral, mas o material real. Largura, medida a partir das caixas que chegam durante um período de duas semanas em vez de tamanhos assumidos. Espessura, registrada da mesma forma. Se o papelão é de parede simples, parede dupla, ou uma mistura. Se chega seco ou úmido, limpo ou com fita e grampos pesados. Esses quatro fatos determinam a largura de trabalho, a classificação de espessura e os requisitos de preparação da máquina, e os fornecedores não podem cotar com precisão sem eles.


A segunda seção é a saída. Tiras e malha fazem trabalhos diferentes. As tiras são densas e uniformes e permanecem onde são colocadas, o que serve para enchimento de vazio para produtos leves onde a preocupação é o movimento em vez do impacto, e funcionam para envolver e separar itens na mesma caixa. A malha se expande em uma estrutura tridimensional que absorve impacto e se conforma ao redor de formas irregulares, o que serve para itens frágeis e produtos que não são retangulares. Se a operação embala ambos os tipos de produto, indique se uma máquina deve produzir ambas as saídas ou se duas máquinas dedicadas são aceitáveis.


A terceira seção é o volume. Pedidos por dia, e a proporção que requer material de embalagem. Esse número determina se uma unidade de bancada, um modelo de piso de gama média, ou uma máquina mais larga é apropriada. Fornecedores que cotam uma unidade de bancada para uma operação de alto volume e um modelo de piso para uma pequena estão ambos desperdiçando o tempo do comprador, e ambos os resultados vêm de um briefing pouco claro.


A quarta seção é a instalação física. Onde a máquina ficará, e quanto espaço livre está disponível. As unidades de bancada precisam de espaço suficiente para um operador alimentar material sem bloquear um corredor. As unidades de piso precisam de espaço em ambos os lados, particularmente se manuseiam folhas mais largas ou produzem múltiplos fluxos de saída. Uma máquina colocada em um canto porque é onde cabe geralmente acaba sendo alimentada em um ângulo incômodo, o que retarda o operador e aumenta o risco de emperramento.


A quinta seção é a energia. Este é o detalhe que mais frequentemente atrasa a instalação, e vale a pena declará-lo explicitamente na especificação. As unidades de bancada funcionam com 110 V ou 220 V padrão. Alguns modelos de piso suportam monofásico e trifásico. As unidades mais largas são apenas trifásicas de 380 V, e um local sem trifásico não pode instalá-las sem trabalho elétrico. Declarar o que a instalação fornece evita que os fornecedores cotem máquinas que não podem ser conectadas.


A sexta seção é o que está dentro da máquina. Duas unidades com a mesma classificação de largura e espessura podem diferir substancialmente em tamanho de eixo, qualidade do motor e tolerâncias de construção, e essas diferenças determinam como a máquina se comporta ao longo de sua vida útil. É razoável perguntar sobre material e construção do eixo, marca do motor e proteção contra sobrecarga, e peso total da máquina em uma determinada largura de trabalho. Os eixos da Aircosan são unidades grandes de peça única usinadas em aço 40Cr em vez do mais comum 45#, processadas por torneamento, tratamento de alta frequência, têmpera e enegrecimento, e projetadas para uma vida útil superior a cinco anos. Na mesma largura de trabalho, os eixos da Aircosan são maiores e mais grossos que os concorrentes, com cerca de 30% mais custo de material, e o indicador mais claro do tamanho do eixo é o peso total da máquina.


A sétima seção é pós-venda e peças de reposição. As lâminas ficam cegas com o tempo, e uma lâmina cega produz saída irregular, o que afeta a qualidade da proteção. Pergunte com que rapidez as peças de reposição podem ser fornecidas, se o suporte técnico está disponível diretamente ou através de um distribuidor, e o que a garantia cobre.


Uma especificação escrita ao longo dessas sete linhas produz cotações que podem ser comparadas em substância em vez de apenas preço. Também encurta a conversa de vendas, porque fornecedores que não podem atender aos requisitos dirão isso cedo em vez de depois que o pedido for feito.