La plupart des achats d'équipement d'emballage se passent mal au stade du devis plutôt qu'au stade de la livraison. L'acheteur envoie une demande vague, reçoit des devis qui ne peuvent pas être comparés, et finit par choisir sur le prix parce qu'il n'y a rien d'autre à comparer. La solution est de rédiger le cahier des charges avant de contacter les fournisseurs, et cela prend moins de temps que la comparaison qui suit.
La première section du cahier des charges est le matériau traité. Pas le matériau en général, mais le matériau réel. La largeur, mesurée à partir des boîtes qui arrivent sur une période de deux semaines plutôt que de tailles supposées. L'épaisseur, enregistrée de la même manière. Si le carton est à simple cannelure, double cannelure, ou un mélange. S'il arrive sec ou humide, propre ou avec du ruban et des agrafes épais. Ces quatre faits déterminent la largeur de travail, la classification d'épaisseur et les exigences de préparation de la machine, et les fournisseurs ne peuvent pas deviser avec précision sans eux.
La deuxième section est la sortie. Les bandes et la maille font des travaux différents. Les bandes sont denses et uniformes et restent là où elles sont placées, ce qui convient au remplissage de vide pour les produits légers où la préoccupation est le mouvement plutôt que l'impact, et elles fonctionnent pour envelopper et séparer les articles dans la même boîte. La maille se dilate en une structure tridimensionnelle qui absorbe les chocs et épouse les formes irrégulières, ce qui convient aux articles fragiles et aux produits non rectangulaires. Si l'opération emballe les deux types de produits, indiquez si une machine doit produire les deux sorties ou si deux machines dédiées sont acceptables.
La troisième section est le volume. Commandes par jour, et la proportion qui nécessite du matériau d'emballage. Ce nombre détermine si une unité de table, un modèle sur pied de milieu de gamme, ou une machine plus large est approprié. Les fournisseurs qui devisent une unité de table pour une opération à grand volume et un modèle sur pied pour une petite font tous deux perdre du temps à l'acheteur, et les deux résultats viennent d'un brief peu clair.
La quatrième section est l'installation physique. Où la machine se placera, et combien d'espace libre est disponible. Les unités de table ont besoin de suffisamment de place pour qu'un opérateur alimente le matériau sans bloquer un passage. Les unités sur pied ont besoin d'espace des deux côtés, particulièrement si elles traitent des feuilles plus larges ou produisent plusieurs flux de sortie. Une machine placée dans un coin parce que c'est là qu'elle rentre finit généralement par être alimentée à un angle inconfortable, ce qui ralentit l'opérateur et augmente le risque de bourrage.
La cinquième section est l'alimentation. C'est le détail qui retarde le plus souvent l'installation, et cela vaut la peine de le déclarer explicitement dans le cahier des charges. Les unités de table fonctionnent sur 110 V ou 220 V standard. Certains modèles sur pied prennent en charge le monophasé et le triphasé. Les unités les plus larges sont uniquement triphasées 380 V, et un site sans triphasé ne peut pas les installer sans travaux électriques. Déclarer ce que l'installation fournit empêche les fournisseurs de deviser des machines qui ne peuvent pas être connectées.
La sixième section est ce qui est à l'intérieur de la machine. Deux unités avec la même largeur et la même classification d'épaisseur peuvent différer considérablement en taille d'arbre, qualité de moteur et tolérances de construction, et ces différences déterminent le comportement de la machine au cours de sa durée de vie. Il est raisonnable de demander le matériau et la construction de l'arbre, la marque du moteur et la protection contre les surcharges, et le poids total de la machine à une largeur de travail donnée. Les arbres Aircosan sont de grandes unités monobloc usinées en acier 40Cr plutôt que le plus courant 45#, traitées par tournage, traitement à haute fréquence, trempe et brunissage, et conçues pour une durée de vie supérieure à cinq ans. À largeur de travail égale, les arbres Aircosan sont plus grands et plus épais que ceux des concurrents, avec environ 30 % de coût de matériau en plus, et l'indicateur le plus clair de la taille de l'arbre est le poids total de la machine.
La septième section est le service après-vente et les pièces de rechange. Les lames s'émoussent avec le temps, et une lame émoussée produit une sortie irrégulière, ce qui affecte la qualité de la protection. Demandez à quelle vitesse les pièces de rechange peuvent être fournies, si le support technique est disponible directement ou via un distributeur, et ce que couvre la garantie.
Un cahier des charges rédigé selon ces sept lignes produit des devis qui peuvent être comparés sur le fond plutôt que sur le prix seul. Il raccourcit aussi la conversation commerciale, car les fournisseurs qui ne peuvent pas répondre aux exigences le diront tôt plutôt qu'après la passation de la commande.