Los costes de embalaje aparecen en una cuenta de pérdidas y ganancias, y rara vez aparecen bajo un encabezado que diga embalaje. Están distribuidos en varias líneas, y porque están distribuidos, el total rara vez es visible para cualquiera que revise las cuentas. Entender dónde se sitúan los costes hace posible encontrarlos.
La primera línea es el coste de los bienes vendidos, donde normalmente aterriza el material de embalaje. Esta es la cifra que se revisa, negocia y compara entre proveedores. También es el más pequeño de los costes de embalaje en la mayoría de las operaciones, que es por lo que optimizarlo solo rara vez produce el resultado esperado.
La segunda línea es el flete y la distribución. El embalaje añade peso y volumen a cada envío, y los mensajeros cobran por ambos. Un acolchado más ligero reduce el coste de flete por paquete, y la reducción se aplica a todo el volumen en lugar de a casos excepcionales. El acolchado a base de papel es más ligero que los materiales que reemplaza en la mayoría de las aplicaciones, y el papel de panal es alrededor de un 50 % más ligero que los cartones tradicionales, lo que puede reducir los costes de transporte en aproximadamente un 35 %. Esa cifra está en la línea de flete, no en la línea de embalaje, y rara vez se atribuye de vuelta a la decisión de embalaje que la produjo.
La tercera línea es la mano de obra, que es donde los costes de embalaje se acumulan sin ser etiquetados. Recibir entregas, mover palés, recuperar material, aplanar cajas y gestionar la recogida son todas tareas que alguien realiza. Rara vez se asignan, rara vez se miden y rara vez se atribuyen al embalaje. En una operación con un equipo de embalaje, ese coste se distribuye entre el equipo, y compite directamente con el tiempo de embalaje. La forma de estimarlo es seguir un solo pedido a través de la instalación y cronometrar los pasos que no involucran embalaje, luego multiplicar por el volumen diario.
La cuarta línea es la eliminación de residuos. Los servicios de recogida cobran por peso o por contenedor, y el cargo refleja el volumen que sale del sitio. El cartón es normalmente el artículo individual más grande en ese volumen para cualquier operación que recibe mercancías. Ese cargo está en gastos generales o instalaciones, separado de la línea de material de embalaje, que es por lo que los dos rara vez se comparan. Una operación que paga por la recogida de cartón y paga por material de embalaje está pagando dos veces por el mismo material en diferentes estados.
La quinta línea es la que nunca aparece en absoluto, que es el valor del espacio de suelo que contiene tanto el material comprado como los residuos acumulados. Ese espacio tiene un valor, y el valor se expresa normalmente como lo que podría haberse almacenado o hecho allí en su lugar. Porque no se factura, no aparece en las cuentas, y porque no aparece en las cuentas, no entra en la decisión de embalaje. En operaciones donde el espacio de suelo es escaso, este es a menudo el componente individual más grande del coste total de embalaje.
La sexta línea son las devoluciones y reemplazos, que se sitúan en una parte completamente diferente del estado. El daño en tránsito genera una devolución, un reemplazo, una interacción de atención al cliente y, en algunos casos, un cliente perdido. Esos costes nunca aparecen en el presupuesto de embalaje, y normalmente superan el coste del material de embalaje que se ahorró usando un material más barato o un método de embalaje más rápido.
Lo que conecta las seis es que están determinadas por el mismo conjunto de decisiones. La elección de material establece el peso, el volumen, el nivel de protección, las características de manipulación y el perfil de residuos. Cambiar uno afecta a los otros, y una operación que optimiza solo la línea etiquetada como material de embalaje puede aumentar las otras cinco.
La producción bajo demanda cambia varias de ellas a la vez. El cartón que ya está en el sitio se convierte en el banco de embalaje en relleno vacío o acolchado, al ritmo de la línea. El material se produce en la cantidad necesaria, lo que significa que no hay preproducción ni acumulación, y ningún paquete lleva más material del que requiere. El volumen que sale como residuo cae, y la compra de material cae al mismo tiempo. Ambas reducciones provienen de la misma decisión en lugar de iniciativas separadas.
La capacidad de la máquina determina cuánto del flujo entrante puede absorberse. Las unidades de banco manejan hasta alrededor de 10 mm de grosor y funcionan con alimentación estándar de 110 V o 220 V. Los modelos de suelo de gama media manejan 15 mm. Los modelos más anchos manejan 20 mm y procesan cartón que llega como doble o triple pared sin separar las hojas primero. La anchura importa por la misma razón que el grosor. Si el cartón entrante supera regularmente la anchura de trabajo de la máquina, cada caja necesita preparación antes de alimentarla, y esa preparación es mano de obra que se repite a diario, y pertenece a la línea de mano de obra.
El tipo de salida determina qué reemplaza el material. Las tiras son densas y uniformes y permanecen donde se colocan, lo que las hace adecuadas para relleno vacío de productos ligeros donde la preocupación es el movimiento más que el impacto, y funcionan para envolver y separar artículos en la misma caja. La malla se expande en una estructura tridimensional que absorbe impactos y se adapta a formas irregulares, lo que la hace adecuada para artículos frágiles y productos que no son rectangulares. Algunas máquinas producen ambos, seleccionados por el operador, lo que cubre una gama de productos mixta sin requerir dos compras.
La preparación del material determina cuánto del flujo entrante es utilizable. El cartón ondulado estándar es adecuado, incluido el de pared simple y algunos de doble pared. El cartón limpio y seco funciona mejor porque se expande de manera uniforme y mantiene la resistencia estructural después del procesamiento. La cinta ligera y las etiquetas son aceptables. Las grapas, las inserciones metálicas y los materiales de refuerzo deben retirarse antes de la alimentación, porque dañan los componentes de corte. El cartón húmedo o muy contaminado corta mal y desgasta los componentes más rápido, y en instalaciones sin almacenamiento cubierto esto reduce la proporción utilizable durante los meses húmedos, lo que significa que la operación todavía compra material para cubrir el déficit.
El mantenimiento determina si la salida se mantiene consistente a lo largo del año. Las cuchillas se desafilan con el tiempo, y una cuchilla desafilada produce una salida irregular, lo que significa que se usa más material para la misma protección. Revisar las cuchillas según un calendario regular y mantener un juego de repuesto en el estante mantiene el consumo predecible.
Lo que ocurre dentro de la máquina determina cuánto tiempo permanece en servicio. Los ejes Aircosan son unidades grandes de una pieza mecanizadas en acero 40Cr en lugar del más común 45#, procesadas mediante torneado, tratamiento de alta frecuencia, temple y pavonado, y diseñadas para una vida útil superior a cinco años. Con la misma anchura de trabajo de 550 mm, los ejes Aircosan son más grandes y gruesos que los de la competencia, con aproximadamente un 30 % más de coste de material. El indicador más claro del tamaño del eje es el peso total de la máquina a una anchura dada.
Vale la pena confirmar la configuración eléctrica pronto. Las unidades de banco funcionan con 110 V o 220 V estándar. Algunos modelos de suelo admiten monofásico y trifásico. Las unidades más anchas son solo trifásicas de 380 V, y una instalación sin trifásico no puede instalarlas sin trabajos eléctricos.
El ejercicio útil es sumar las seis líneas y comparar el total con la línea de material de embalaje sola. En la mayoría de las operaciones, la línea de material está entre un cuarto y un tercio del total, y los componentes restantes son mayores. Una vez que eso es visible, la discusión pasa de cómo comprar material de embalaje más barato a cómo reducir el número de líneas que toca la decisión de embalaje.