A maioria das empresas tem um documento de especificação de embalagem. Foi criado quando a embalagem foi padronizada pela primeira vez, foi atualizado uma ou duas vezes nos primeiros anos, e desde então tem estado numa unidade partilhada que ninguém abre. O documento descreve uma embalagem que já não é usada, com materiais que foram substituídos e processos que mudaram. É tecnicamente uma especificação, mas na prática é um registo histórico.


A primeira razão pela qual as especificações ficam desatualizadas é a substituição de materiais. Um fornecedor descontinua um material, uma alternativa mais barata fica disponível, ou um cliente exige uma mudança, e o material é trocado sem atualizar o documento. A troca pode estar bem operacionalmente, mas o documento já não corresponde à realidade, o que significa que qualquer pessoa que o leia está mal informada.


A segunda razão são as mudanças de produto. Novos produtos são adicionados, produtos existentes são modificados, e a embalagem especificada para o produto original pode não ser apropriada para o modificado. O documento de especificação não é atualizado porque ninguém liga a mudança de produto à documentação de embalagem, e a desconexão acumula-se ao longo do tempo.


A terceira razão são as mudanças de processo. O método de embalagem evolui à medida que o pessoal aprende melhores formas, o equipamento é adicionado ou o layout muda. O documento de especificação descreve o método original, não o atual. A lacuna entre o que o documento diz e o que o armazém faz é frequentemente significativa, e significa que o documento não pode ser usado para formação ou auditoria.


A quarta razão é a rotatividade de pessoal. A pessoa que criou a especificação saiu, e a pessoa que a substituiu nunca a viu. O documento fica órfão, e ninguém se sente responsável por ele. Fica na unidade partilhada porque ninguém se dá ao trabalho de o apagar, e é ignorado porque ninguém confia nele.


A quinta razão é que as especificações são normalmente escritas para conformidade em vez de para uso. Uma especificação que existe porque um cliente a exigiu, ou porque uma regulamentação a exigiu, é escrita para satisfazer o requisito em vez de ser realmente útil. É tecnicamente correta e praticamente inútil, razão pela qual nunca é consultada.


O resultado de todas as cinco razões é que o documento de especificação está frequentemente desatualizado, e a empresa opera com memória institucional em vez de padrões documentados. Quando a memória sai pela porta com um funcionário que se vai embora, o padrão vai com ela, e o processo deriva sem que ninguém note.


O rolo de papel colmeia kraft da Aircosan apoia a manutenção da especificação porque as suas características são definidas e documentadas. É feito de papel kraft virgem prensado numa estrutura colmeia 3D, e é zero plástico, 100% reciclável e biodegradável, com certificação FSC. Está disponível em 70g e 80g, larguras de 300mm, 380mm e 500mm, e comprimentos de rolo de 20m a 250m, com uma razão de expansão de 1:7 e uma resistência média à tração de 13,86N. Estas características definidas significam que a especificação pode ser precisa, e a precisão facilita a deteção de quando a especificação derivou. Cada rolo tem um número de lote gravado no interior para rastreabilidade, o que apoia a verificação de que o material em uso corresponde ao material especificado. Emparelhado com o dispensador elétrico de papel colmeia, expande-se e corta automaticamente a até 25m/min, o que significa que o processo é definido pelo equipamento em vez da pessoa, e os processos definidos pelo equipamento são mais fáceis de documentar com precisão. O dispensador funciona a 110V ou 220V, manuseia tanto papel colmeia como papel de forro, e está disponível num modelo padrão H30 e num modelo cortador H30 com controlo por pedal disponível.


A limitação honesta é que a documentação requer esforço contínuo, e a maioria das empresas não tem capacidade para a manter continuamente. A especificação deriva entre revisões, razão pela qual a revisão precisa de ser agendada em vez de ocasional.


A conclusão prática é agendar uma revisão anual da especificação de embalagem e tratá-la como uma tarefa real em vez de uma formalidade. Percorra o armazém, compare o documento com o que está realmente a ser usado, e atualize as diferenças. O processo leva algumas horas e revela lacunas que de outra forma permaneceriam ocultas até ocorrer um problema. A maioria das empresas nunca fez isto, razão pela qual os seus documentos de especificação são registos históricos em vez de documentos de trabalho.