Die meisten Unternehmen haben ein Verpackungsspezifikationsdokument. Es wurde erstellt, als die Verpackung erstmals standardisiert wurde, wurde in den ersten Jahren ein- oder zweimal aktualisiert, und seitdem liegt es in einem freigegebenen Laufwerk, das niemand öffnet. Das Dokument beschreibt eine Verpackung, die nicht mehr verwendet wird, mit Materialien, die ersetzt wurden, und Prozessen, die sich geändert haben. Es ist technisch eine Spezifikation, aber in der Praxis eine historische Aufzeichnung.
Der erste Grund, warum Spezifikationen veralten, ist die Materialsubstitution. Ein Lieferant stellt ein Material ein, eine günstigere Alternative wird verfügbar, oder ein Kunde verlangt eine Änderung, und das Material wird ausgetauscht, ohne das Dokument zu aktualisieren. Der Austausch mag operativ in Ordnung sein, aber das Dokument entspricht nicht mehr der Realität, was bedeutet, dass jeder, der es liest, falsch informiert ist.
Der zweite Grund sind Produktänderungen. Neue Produkte werden hinzugefügt, bestehende Produkte werden geändert, und die für das ursprüngliche Produkt spezifizierte Verpackung ist möglicherweise nicht für das geänderte Produkt geeignet. Das Spezifikationsdokument wird nicht aktualisiert, weil niemand die Produktänderung mit der Verpackungsdokumentation verbindet, und die Diskrepanz summiert sich im Laufe der Zeit.
Der dritte Grund sind Prozessänderungen. Die Verpackungsmethode entwickelt sich weiter, wenn Mitarbeiter bessere Wege lernen, Ausrüstung hinzugefügt wird oder sich das Layout ändert. Das Spezifikationsdokument beschreibt die ursprüngliche Methode, nicht die aktuelle. Die Lücke zwischen dem, was das Dokument sagt, und dem, was das Lager tut, ist oft bedeutend, und es bedeutet, dass das Dokument nicht für Schulung oder Audit verwendet werden kann.
Der vierte Grund ist die Personalfluktuation. Die Person, die die Spezifikation erstellt hat, ist gegangen, und die Person, die sie ersetzt hat, hat sie nie gesehen. Das Dokument ist verwaist, und niemand fühlt sich dafür verantwortlich. Es bleibt im freigegebenen Laufwerk, weil niemand sich die Mühe macht, es zu löschen, und es wird ignoriert, weil niemand ihm vertraut.
Der fünfte Grund ist, dass Spezifikationen normalerweise für die Compliance statt für den Gebrauch geschrieben werden. Eine Spezifikation, die existiert, weil ein Kunde sie verlangt hat oder weil eine Vorschrift sie gefordert hat, wird geschrieben, um die Anforderung zu erfüllen, statt tatsächlich nützlich zu sein. Sie ist technisch korrekt und praktisch nutzlos, weshalb sie nie konsultiert wird.
Das Ergebnis aller fünf Gründe ist, dass das Spezifikationsdokument oft veraltet ist und das Unternehmen auf institutionellem Gedächtnis statt auf dokumentierten Standards operiert. Wenn das Gedächtnis mit einem ausscheidenden Mitarbeiter durch die Tür geht, geht der Standard mit, und der Prozess drifftet, ohne dass es jemand bemerkt.
Die Kraft-Wabenpapierrolle von Aircosan unterstützt die Spezifikationspflege, weil ihre Eigenschaften definiert und dokumentiert sind. Sie besteht aus ungebleichtem Kraftpapier, das zu einer 3D-Wabenstruktur gepresst wird, und ist plastikfrei, 100% recycelbar und biologisch abbaubar, mit FSC-Zertifizierung. Sie ist in 70g und 80g, Breiten von 300mm, 380mm und 500mm sowie Rollenlängen von 20m bis 250m erhältlich, mit einem Expansionsverhältnis von 1:7 und einer durchschnittlichen Zugfestigkeit von 13,86N. Diese definierten Eigenschaften bedeuten, dass die Spezifikation präzise sein kann, und Präzision erleichtert es zu erkennen, wann die Spezifikation gedriftet ist. Jede Rolle trägt eine innen eingravierte Chargennummer zur Rückverfolgbarkeit, was die Überprüfung unterstützt, dass das verwendete Material dem spezifizierten Material entspricht. In Kombination mit dem elektrischen Wabenpapier-Spender entfaltet und schneidet sie automatisch mit bis zu 25m/min, was bedeutet, dass der Prozess durch die Ausrüstung statt durch die Person definiert wird, und ausrüstungsdefinierte Prozesse sind leichter präzise zu dokumentieren. Der Spender läuft mit 110V oder 220V, verarbeitet sowohl Wabenpapier als auch Unterlegpapier und ist als H30-Standardmodell und als H30-Schneidemodell mit erhältlicher Fußsteuerung erhältlich.
Die ehrliche Einschränkung ist, dass Dokumentation fortlaufende Anstrengung erfordert, und die meisten Unternehmen nicht die Kapazität haben, sie kontinuierlich zu pflegen. Die Spezifikation drifftet zwischen Überprüfungen, weshalb die Überprüfung geplant werden muss statt gelegentlich zu erfolgen.
Die praktische Schlussfolgerung ist, eine jährliche Überprüfung der Verpackungsspezifikation zu planen und sie als echte Aufgabe statt als Formalität zu behandeln. Gehen Sie durch das Lager, vergleichen Sie das Dokument mit dem, was tatsächlich verwendet wird, und aktualisieren Sie die Unterschiede. Der Prozess dauert einige Stunden und deckt Lücken auf, die sonst verborgen blieben, bis ein Problem auftritt. Die meisten Unternehmen haben dies nie getan, weshalb ihre Spezifikationsdokumente historische Aufzeichnungen statt Arbeitsdokumente sind.