La plupart des entreprises ont un document de spécification d'emballage. Il a été créé lorsque l'emballage a été standardisé pour la première fois, il a été mis à jour une ou deux fois dans les premières années, et depuis il reste dans un lecteur partagé que personne n'ouvre. Le document décrit un emballage qui n'est plus utilisé, avec des matériaux qui ont été remplacés et des processus qui ont changé. C'est techniquement une spécification, mais en pratique c'est un enregistrement historique.


La première raison pour laquelle les spécifications deviennent obsolètes est la substitution de matériaux. Un fournisseur abandonne un matériau, une alternative moins chère devient disponible, ou un client exige un changement, et le matériau est remplacé sans mettre à jour le document. Le remplacement peut être correct sur le plan opérationnel, mais le document ne correspond plus à la réalité, ce qui signifie que quiconque le lit est mal informé.


La deuxième raison est celle des changements de produit. De nouveaux produits sont ajoutés, des produits existants sont modifiés, et l'emballage spécifié pour le produit d'origine peut ne pas convenir au produit modifié. Le document de spécification n'est pas mis à jour parce que personne ne relie le changement de produit à la documentation d'emballage, et la déconnexion s'accumule au fil du temps.


La troisième raison est celle des changements de processus. La méthode d'emballage évolue à mesure que le personnel apprend de meilleures façons, que l'équipement est ajouté ou que la disposition change. Le document de spécification décrit la méthode d'origine, pas la méthode actuelle. L'écart entre ce que dit le document et ce que fait l'entrepôt est souvent important, et cela signifie que le document ne peut pas être utilisé pour la formation ou l'audit.


La quatrième raison est la rotation du personnel. La personne qui a créé la spécification est partie, et la personne qui l'a remplacée ne l'a jamais vue. Le document est orphelin, et personne ne se sent responsable de lui. Il reste dans le lecteur partagé parce que personne ne se donne la peine de le supprimer, et il est ignoré parce que personne ne lui fait confiance.


La cinquième raison est que les spécifications sont généralement écrites pour la conformité plutôt que pour l'usage. Une spécification qui existe parce qu'un client l'a exigée, ou parce qu'une réglementation l'a imposée, est écrite pour satisfaire l'exigence plutôt que pour être réellement utile. Elle est techniquement correcte et pratiquement inutile, c'est pourquoi elle n'est jamais consultée.


Le résultat de ces cinq raisons est que le document de spécification est souvent obsolète, et que l'entreprise fonctionne sur la mémoire institutionnelle plutôt que sur des normes documentées. Lorsque la mémoire franchit la porte avec un employé qui part, la norme part avec elle, et le processus dérive sans que personne ne le remarque.


Le rouleau de papier alvéolaire kraft d'Aircosan soutient la maintenance de la spécification parce que ses caractéristiques sont définies et documentées. Il est fabriqué à partir de papier kraft vierge pressé en une structure alvéolaire 3D, et il est sans plastique, 100% recyclable et biodégradable, avec certification FSC. Il est disponible en 70g et 80g, largeurs de 300mm, 380mm et 500mm, et longueurs de rouleau de 20m à 250m, avec un rapport d'expansion de 1:7 et une résistance à la traction moyenne de 13,86N. Ces caractéristiques définies signifient que la spécification peut être précise, et la précision facilite la détection du moment où la spécification a dérivé. Chaque rouleau porte un numéro de lot gravé à l'intérieur pour la traçabilité, ce qui soutient la vérification que le matériau utilisé correspond au matériau spécifié. Associé au distributeur électrique de papier alvéolaire, il se déploie et se coupe automatiquement jusqu'à 25m/min, ce qui signifie que le processus est défini par l'équipement plutôt que par la personne, et les processus définis par l'équipement sont plus faciles à documenter avec précision. Le distributeur fonctionne en 110V ou 220V, traite à la fois le papier alvéolaire et le papier de doublure, et est disponible en modèle standard H30 et en modèle coupeur H30 avec commande au pied disponible.


La limitation honnête est que la documentation exige un effort continu, et la plupart des entreprises n'ont pas la capacité de la maintenir en continu. La spécification dérive entre les revues, c'est pourquoi la revue doit être planifiée plutôt qu'occasionnelle.


La conclusion pratique est de planifier une revue annuelle de la spécification d'emballage et de la traiter comme une vraie tâche plutôt qu'une formalité. Parcourez l'entrepôt, comparez le document à ce qui est réellement utilisé, et mettez à jour les différences. Le processus prend quelques heures et révèle des lacunes qui resteraient autrement cachées jusqu'à ce qu'un problème survienne. La plupart des entreprises ne l'ont jamais fait, c'est pourquoi leurs documents de spécification sont des enregistrements historiques plutôt que des documents de travail.