随着生产者责任延伸制度和客户可持续性要求的扩展，包装文件请求变得更加普遍。监管机构可能要求提供包装成分、可回收性和数量的证据。大客户可能作为其自身供应链报告的一部分要求同样的信息。认证机构可能在授予环境认证之前要求提供文件。无法快速提供文件的零售商将面临延误、处罚或业务损失。
塑料空隙填充物使文件工作变得困难，因为它通常是一个多材料类别。气泡膜可能是单一塑料薄膜，但气枕和泡沫插件通常涉及层压材料、涂层或材料组合。文件必须描述每种材料、其可回收性特征及其生命周期结束路径。对于多材料产品，这种描述很复杂，并且因供应商而异。
纸质缓冲材料简化了文件工作，因为它是一种单一材料。纸气泡机从特种牛皮纸生产缓冲材料，成品完全由纸张制成。材料规格由纸张供应商记录，可回收路径是标准的，生命周期结束结果是可预测的。零售商可以从纸张供应商的规格表和机器的产出记录中生成文件。
审计轨迹也更简单。纸质缓冲材料以设定长度和设定的成型压力生产，产出物可以按批次记录。如果监管机构或客户询问特定产品线使用了多少包装材料，零售商可以根据订单量和每单缓冲长度计算出来。塑料空隙填充物由于手工包裹消耗量可变，使该计算成为估算而非记录。
Aircosan 在广东佛山自有工厂生产纸气泡机，可制造宽度达80厘米的机型。机器接受70至140克/平方米范围内的单层特种牛皮纸，高产能型号可使用高达160克/平方米的更重克重。成品完全由纸张制成，与现有的纸张回收流兼容。工厂可以提供材料规格和合规文件，以支持零售商的报告。
还有一个面向客户的维度。大客户越来越多地要求其供应商提供包装文件，作为其自身可持续性报告的一部分。能够为其缓冲材料提供清晰、一致文件的零售商，比不得不解释文件为何不完整或不一致的零售商更具优势。纸质缓冲材料使回应变得直接，从而支持客户关系。
随着包装法规的扩展，文件负担可能会增加而不是减少。现在选择简单、单一材料缓冲解决方案的零售商，在应对以后出现的文件请求方面处于更有利的位置。塑料空隙填充物文件的复杂性是一种成本，它不体现在材料价格中，而体现在回应审计和客户请求所需的行政工作中。
对于零售商来说，包装材料的选择既影响合规地位，也影响文件负担。纸质缓冲材料减少了需要描述的材料组件数量，从而减少了文件工作量和报告错误的风险。对于面临审计或客户文件请求的零售商来说，这种简化是一种实际好处。