Las solicitudes de documentación sobre embalajes se han vuelto más comunes a medida que se amplían los regímenes de responsabilidad extendida del productor y los requisitos de sostenibilidad de los clientes. Un regulador puede solicitar pruebas de la composición del embalaje, su reciclabilidad y su volumen. Un cliente importante puede solicitar la misma información como parte de su propio informe de cadena de suministro. Un organismo de certificación puede solicitar documentación antes de conceder una certificación ambiental. Los minoristas que no pueden producir la documentación rápidamente se enfrentan a retrasos, sanciones o pérdida de negocio.
El relleno de huecos de plástico dificulta la documentación porque a menudo es una categoría multimaterial. El plástico de burbujas puede ser una sola película plástica, pero las almohadillas de aire y los insertos de espuma a menudo implican laminados, recubrimientos o combinaciones de materiales. La documentación tiene que describir cada material, sus características de reciclabilidad y su vía de fin de vida útil. Para un producto multimaterial, esa descripción es complicada y varía según el proveedor.
La amortiguación de papel simplifica la documentación porque es un solo material. Una máquina de burbujas de papel produce amortiguación a partir de papel kraft especial, y el material terminado está hecho enteramente de papel. La especificación del material está documentada por el proveedor de papel, la vía de reciclabilidad es estándar y el resultado al final de la vida útil es predecible. El minorista puede producir la documentación a partir de la hoja de especificaciones del proveedor de papel y los registros de salida de la máquina.
El rastro de auditoría también es más sencillo. La amortiguación de papel se produce a una longitud fija y una presión de conformado fija, y la salida se puede registrar para cada lote. Si un regulador o un cliente pregunta cuánto material de embalaje se usó para una línea de productos específica, el minorista puede calcularlo a partir del volumen de pedidos y la longitud de amortiguación por pedido. El relleno de huecos de plástico, con su consumo variable envuelto a mano, hace que ese cálculo sea una estimación en lugar de un registro.
Aircosan fabrica máquinas de burbujas de papel en su propia instalación en Foshan, Guangdong, y construye unidades de hasta 80 cm de ancho. Las máquinas aceptan papel kraft especial de una sola capa en el rango de 70 a 140 g/m², con gramajes más pesados de hasta 160 g/m² en modelos de alto volumen. El material terminado está hecho enteramente de papel y es compatible con los flujos de reciclaje de papel existentes. La fábrica puede proporcionar especificaciones de material y documentación de cumplimiento para respaldar los informes del minorista.
También hay una dimensión orientada al cliente. Los clientes importantes solicitan cada vez más a sus proveedores documentación sobre embalajes como parte de sus propios informes de sostenibilidad. Un minorista que puede proporcionar documentación clara y consistente para su material de amortiguación tiene una ventaja sobre un minorista que tiene que explicar por qué la documentación está incompleta o es inconsistente. La amortiguación de papel hace que la respuesta sea directa, lo que respalda la relación con el cliente.
Es probable que la carga de documentación aumente en lugar de disminuir a medida que se amplíen las regulaciones de embalaje. El minorista que elige ahora una solución de amortiguación simple y de un solo material está mejor posicionado para las solicitudes de documentación que vendrán después. La complejidad de la documentación del relleno de huecos de plástico es un coste que no aparece en el precio del material sino en el esfuerzo administrativo necesario para responder a auditorías y solicitudes de clientes.
Para los minoristas, la elección del material de embalaje afecta la carga de documentación así como la posición de cumplimiento. La amortiguación de papel reduce el número de componentes de material que deben describirse, lo que reduce el esfuerzo de documentación y el riesgo de errores en los informes. Para los minoristas que enfrentan auditorías o solicitudes de documentación de clientes, esa simplificación es un beneficio práctico.