Les demandes de documentation sur les emballages sont devenues plus courantes à mesure que les régimes de responsabilité élargie du producteur et les exigences de durabilité des clients s'étendent. Un régulateur peut demander des preuves de la composition de l'emballage, de sa recyclabilité et de son volume. Un grand client peut demander les mêmes informations dans le cadre de son propre reporting de chaîne d'approvisionnement. Un organisme de certification peut demander une documentation avant d'accorder une certification environnementale. Les détaillants qui ne peuvent pas produire la documentation rapidement font face à des retards, des pénalités ou une perte d'activité.
Le remplissage de vide plastique rend la documentation difficile car il s'agit souvent d'une catégorie multi-matériaux. Le film à bulles peut être un seul film plastique, mais les coussins d'air et les inserts en mousse impliquent souvent des stratifiés, des revêtements ou des combinaisons de matériaux. La documentation doit décrire chaque matériau, ses caractéristiques de recyclabilité et sa voie de fin de vie. Pour un produit multi-matériaux, cette description est compliquée et varie selon le fournisseur.
Le calage papier simplifie la documentation car il s'agit d'un seul matériau. Une machine à bulles papier produit du calage à partir de papier kraft spécial, et le matériau fini est entièrement en papier. La spécification du matériau est documentée par le fournisseur de papier, la voie de recyclabilité est standard et le résultat en fin de vie est prévisible. Le détaillant peut produire la documentation à partir de la fiche technique du fournisseur de papier et des enregistrements de sortie de la machine.
La piste d'audit est également plus simple. Le calage papier est produit à une longueur définie et une pression de formage définie, et la sortie peut être enregistrée pour chaque lot. Si un régulateur ou un client demande quelle quantité de matériau d'emballage a été utilisée pour une ligne de produits spécifique, le détaillant peut la calculer à partir du volume de commandes et de la longueur de calage par commande. Le remplissage de vide plastique, avec sa consommation variable enveloppée à la main, fait de ce calcul une estimation plutôt qu'un enregistrement.
Aircosan fabrique des machines à bulles papier dans sa propre usine à Foshan, Guangdong, et construit des unités jusqu'à 80 cm de large. Les machines acceptent du papier kraft spécial monocouche dans la plage de 70 à 140 g/m², avec des grammages plus lourds jusqu'à 160 g/m² sur les modèles à haut volume. Le matériau fini est entièrement en papier et compatible avec les flux de recyclage du papier existants. L'usine peut fournir des spécifications de matériaux et une documentation de conformité pour soutenir le reporting du détaillant.
Il y a aussi une dimension orientée client. Les grands clients demandent de plus en plus à leurs fournisseurs une documentation d'emballage dans le cadre de leur propre reporting de durabilité. Un détaillant qui peut fournir une documentation claire et cohérente pour son matériau de calage a un avantage sur un détaillant qui doit expliquer pourquoi la documentation est incomplète ou incohérente. Le calage papier rend la réponse directe, ce qui soutient la relation client.
La charge de documentation est susceptible d'augmenter plutôt que de diminuer à mesure que les réglementations sur les emballages s'étendent. Le détaillant qui choisit maintenant une solution de calage simple et mono-matériau est mieux positionné pour les demandes de documentation qui viendront plus tard. La complexité de la documentation du remplissage de vide plastique est un coût qui n'apparaît pas dans le prix du matériau mais dans l'effort administratif nécessaire pour répondre aux audits et aux demandes des clients.
Pour les détaillants, le choix du matériau d'emballage affecte la charge de documentation ainsi que la position de conformité. Le calage papier réduit le nombre de composants de matériaux à décrire, ce qui réduit l'effort de documentation et le risque d'erreurs dans le reporting. Pour les détaillants confrontés à des audits ou à des demandes de documentation de clients, cette simplification est un avantage pratique.