没有任何包装材料能完全消除损坏。即使使用一致的缓冲材料，货物仍可能被掉落、挤压或暴露在超出材料承受能力的条件下。重要的是零售商在损坏发生时的处理方式。纸质缓冲材料改变了处理流程，因为它让损坏原因更容易诊断。
第一步是在包装站记录。当纸质缓冲材料以设定长度生产时，零售商清楚包装离开仓库时的状态。当损坏索赔到来时，这种了解非常有价值。支持团队可以将客户的照片与已知的包装标准进行比较，并判断损坏是由运输中的搬运造成的，还是由包装错误造成的。如果使用塑料空隙填充物，包装标准会因操作员和日期而异，因此无法进行这种比较。
第二步是客户沟通。收到损坏产品的客户希望得到解决方案，而当零售商能够解释发生了什么时，解决方案会更快。如果包装是一致的，且损坏发生在运输途中，零售商可以解释产品已按标准包装，损坏是由搬运造成的。当零售商拥有包装标准的书面证据（纸质缓冲材料可以提供）时，这种解释更具可信度。
第三步是补发货物。当发送替换品时，零售商可以应用与原货物相同的包装标准，这意味着替换品得到了同等水平的保护。如果使用塑料空隙填充物，替换品可能由不同的操作员使用不同数量的材料进行包装，这给解决过程引入了变量。
第四步是根本原因分析。如果损坏率高于预期，零售商需要了解原因。纸质缓冲材料使这种分析成为可能，因为包装变量是受控的。零售商可以测试不同的纸张克重、不同的件长和不同的包裹方法，以找出适合每个产品类别的最佳组合。如果使用塑料空隙填充物，变量不受控制，分析就只能靠猜测。
Aircosan 在广东佛山自有工厂生产纸气泡机，可制造宽度达 80 厘米的机型。机器接受 70 至 140 克/平方米范围内的单层特种牛皮纸，高产能型号可使用高达 160 克/平方米的更重克重。成型压力根据实际纸张厚度自动调整，因此不同纸卷和供应商的缓冲结构保持一致。产出物长度和数量在触摸屏上设定，这意味着包装标准可以被定义、记录和重复。
第五步是保险索赔。运输保险保单通常要求提供包装符合保单要求标准的证据。纸质缓冲材料提供了这种证据，因为材料规格、件长和成型设置都有记录。塑料空隙填充物无法提供同样的证据，因为包装应用因操作员而异。
对于零售商来说，损坏处理流程是客户体验的一部分。快速、记录完善的解决方案能建立信任，而缓慢、记录不善的解决方案会损害信任。纸质缓冲材料支持快速、记录完善的解决方案，因为它让包装标准可见且可重复。这项好处不会出现在规格表上，但会体现在客户关系中。