大多数企业把纸板废料当作一项处置费用。它出现在发票上，被支付，然后直到下个月才有人再看它一眼。这种框定掩盖了这种材料实际成本的大部分，因为回收费只是四项开支之一，而且通常是最小的一项。
先从可见成本说起，因为这是会被追踪的那一项。纸板和一般废弃物的回收费，按重量或按箱计费。企业每月都看到这个数字，并把它当作处理纸板的成本。
再说存储成本。废弃纸板在被回收前占用场地空间，而在仓库里，这个空间是有价值的。这个价值通常表现为本可以在那里存放什么。一台打包机或一堆纸板占用的面积，本可以放库存、暂存区或打包台。这个面积不会开票，所以很少出现在计算中。一个既支付回收费又让出场地空间的企业，是在为同一种材料付两次钱，而第二次付款从不出现在账目里。
再说人工成本。有人压平纸箱、堆叠、搬运并管理回收。这部分时间很少被计量，通常由离那堆纸板最近的人吸收。在一个有多名打包员工的企业里，这是一项由团队分担的经常性成本，而且从不作为独立项目出现。一年下来，它可能超过回收费。
再说材料成本。购买包装材料去做废弃纸板本可以完成的工作。这两项成本在同一张资产负债表上，却很少被比较，因此这个关联很容易被忽略。一个既支付纸板回收、又支付包装材料的企业，是在为同一种材料的两种形态付两次钱，而且还在为在购买成品之前把原料运走而付费。
现场处理可同时解决这四项。原本会被打包或丢进垃圾箱的纸板，在打包台送入机器，转化为填缝料或缓冲料。材料按生产线的节奏按需生产，这意味着无需预先生产，也无需堆积库存。货架上放的是平纸板，堆叠紧凑，随货物到达，而不是单独配送。原本存放废料或外购材料的区域可用于其他用途，而在仓库里，这个空间具有直接的运营价值。
决定转换是否奏效的，是机器与材料的匹配。标准瓦楞纸板适用，包括单瓦和部分双瓦。干净干燥的纸板效果最好，因为它展开均匀，加工后仍保持结构强度。少量胶带和标签可以接受。订书钉、金属插件和加强材料应在进料前去除，因为它们会损坏切割部件。潮湿或严重污染的纸板切割效果差，并加快部件磨损。
机器产能决定能吸收多少废料流。台式机型可处理约 10mm 厚度，使用标准 110V 或 220V 电源。中档落地机型可处理 15mm。更宽的机型可处理 20mm，并能加工以双层或三层形式到货的纸板而无需先拆分成单张。宽度之所以重要，原因相同。如果进仓纸板经常超过机器的工作宽度，每个箱子在进料前都需要预处理，而这种预处理是每天重复的人工。
出料类型决定材料替代什么。纸条密度高、均匀，放好后不移动，适合轻货的填缝，因为这类货物的关注点是移位而不是冲击，也适合在同一箱内包裹和分隔物品。网状料可展开成三维结构，能吸收冲击并贴合不规则形状，适合易碎物品和非矩形产品。有些机器可同时产出两种，由操作员选择，从而覆盖混合产品范围而无需两次采购。
电源配置值得尽早确认。台式机型使用标准 110V 或 220V。部分落地机型支持单相和三相。最宽的机型仅支持三相 380V，没有三相电的场地不进行电气改造就无法安装。
维护会影响长期成本计算。刀片会变钝，而变钝的刀片产出不均匀，意味着同样的保护要用更多材料。按固定周期检查刀片并在需要时更换，能让消耗保持可预测，并避免一种没人察觉的缓慢上升，直到发票到来。
纸板废料的真实成本通常比发票显示的更大。把四个组成部分加在一起后，与现场处理的比较就变得更清晰，而这个决定通常关乎时机，而不是要不要做。