Comprar uma máquina de almofadas de papel é uma decisão de operações, mas é aprovada pelo financeiro, e o financeiro avalia investimentos de forma diferente das operações. Operações vê uma máquina que resolve um problema de embalagem. O financeiro vê um gasto de capital com um período de retorno e quer o cálculo em um formato que possa verificar. A lacuna entre essas duas visões é onde bons investimentos são adiados ou rejeitados, e fechá-la é questão de construir bem o caso de negócio.


Comece pelo lado do custo, porque é a metade mais fácil. A máquina tem um preço de compra, e esse preço é o ponto de partida. Acrescente o custo de instalação, que para a RA10 é mínimo porque a máquina chega montada, funciona em 110V ou 220V com consumo de 350W e pode ser posicionada com uma transpaleteira ou empilhadeira pequena dadas as dimensões da embalagem de 1500mm*1000mm*1000mm e o peso bruto de 150kg. Acrescente o custo de treinamento, que são algumas horas para os primeiros operadores mais o tempo de assistir aos vídeos de operação do produto da Aircosan. Acrescente o custo contínuo de manutenção, que para uma máquina com tampa de dupla abertura, alarme de fim de material, alarme de tampa aberta e aviso de material baixo é sobretudo limpeza e inspeção rotineiras em vez de serviço programado.


Depois o lado do retorno, que é onde o cálculo fica interessante e onde a maioria dos casos de negócio é frágil. O primeiro retorno é a mão de obra. A RA10 funciona a 32 m/min, e o efeito prático em uma linha de embalagem é que a estação precisa de menos mãos para o mesmo volume. Para uma operação em pico de temporada, isso se traduz em dois a três trabalhadores temporários que não precisam ser contratados ou treinados. O cálculo é o número de trabalhadores economizados multiplicado pelo custo horário multiplicado pelas horas do período de pico, e esse número por si só costuma cobrir uma parcela significativa do custo da máquina.


O segundo retorno é o material. O papel custa aproximadamente metade do filme de coluna de ar, o que é uma economia direta na linha de material. Mas o cálculo deve ir além do preço unitário, porque o modelo sob demanda também elimina a etapa de pré-inflação e o estoque de produto inflado, o que reduz a mão de obra e o espaço associados ao enchimento. A economia de material é, portanto, maior do que a diferença de preço sugere, e o caso de negócio deve refletir o total e não a unidade.


O terceiro retorno são os resíduos. O enchimento pré-fabricado vem em tamanhos fixos e os empacotadores usam o que está disponível, o que significa excesso de material em itens pequenos. A produção sob demanda gera o comprimento definido, e o Modo Auto da RA10 suporta comprimentos e quantidades predefinidos L1–L4 com início por um botão, enquanto o Modo Manual permite controle independente para pedidos variados. A redução de resíduos por pedido é pequena e a redução ao longo de um ano é significativa, e deve ser incluída na linha de material em vez de tratada como erro de arredondamento.


O quarto retorno é o armazenamento. O enchimento pré-fabricado é volumoso e ocupa espaço de armazém que tem custo. A produção sob demanda armazena o volume como rolos de papel compactos, e o design vertical da máquina de 930mm*763mm*1378mm com rodízios significa que ocupa área mínima e pode ser reposicionada. A economia de armazenamento é um custo de espaço evitado, e o custo de espaço costuma ser calculado como metros quadrados multiplicados pelo custo da instalação por metro quadrado por mês, um número que a equipe financeira já tem.


O quinto retorno é o risco de conformidade evitado. O Regulamento Europeu de Embalagens e Resíduos de Embalagens e o Amazon Frustration-Free Packaging incentivam explicitamente o acolchoamento à base de papel. Uma empresa que muda para papel cedo evita o custo de mudar sob pressão de prazo depois, e evita o risco de a embalagem ser rejeitada ou penalizada. O risco de conformidade é difícil de quantificar com precisão, mas equipes financeiras estão acostumadas a atribuir probabilidade e custo a cenários regulatórios, e o caso de negócio pode apresentar o risco nesses termos.


O sexto retorno é marca e vendas. Rótulos ecológicos podem ser impressos em papel kraft, o que melhora a experiência de unboxing e gera exposição gratuita em redes sociais. Esse retorno é mais difícil de quantificar e deve ser apresentado separadamente em vez de forçado no cálculo de retorno, porque o financeiro o descontará. Apresentá-lo como um upside e não como certeza é mais crível.


Somando os retornos quantificados, a própria experiência da Aircosan com clientes indica que o período de ROI é de cerca de seis a oito meses em uma operação de volume médio. Esse número deve ser apresentado como faixa e não como ponto, com o limite inferior para operações de alto volume e alto custo de mão de obra, e o superior para operações de volume moderado. Uma faixa é mais crível que um número único e dá ao financeiro espaço para aplicar seus próprios pressupostos.


A limitação honesta é que cálculos de ROI dependem de pressupostos, e os que mais importam são volume, custo de mão de obra e custo atual do material. Se o volume for baixo, a economia de mão de obra é pequena e o retorno se alonga. Se o custo de mão de obra for baixo, o mesmo se aplica. Se o material atual já for barato, a economia de material é pequena. O caso de negócio deve declarar esses pressupostos explicitamente em vez de enterrá-los, porque o financeiro os testará e um caso que sobrevive ao teste é um caso aprovado.


A conclusão prática é construir o caso de negócio com o financeiro em vez de para o financeiro. Pergunte quais pressupostos eles querem ver, qual período de retorno consideram aceitável e como querem o risco de conformidade apresentado. A Aircosan avalia largura do papel, uso diário, cenário de embalagem e condições de espaço antes de recomendar uma configuração, e essa avaliação fornece as entradas de volume e cenário que o caso precisa. A maioria das operações constrói o caso sozinha e o apresenta como produto acabado, e é por isso que ele é questionado em vez de aprovado. O caso construído em conjunto é o caso que é financiado.